Nueva Ley de Control Horario 2026: Todo lo que necesitas saber

Si llevas tiempo usando hojas Excel o firmas en papel para registrar la jornada de tus empleados, tienes que leer esto. El marco normativo sobre el registro de jornada en España está cambiando de forma radical en 2026, y no cumplir ya no es solo una negligencia administrativa: es una infracción grave con multas que pueden alcanzar los 225.018 euros en los casos más extremos. Muchas empresas todavía no lo saben.

La confusión es comprensible. Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 introdujo la obligación general de registro horario mediante el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la normativa dejó abierta una laguna técnica enorme: no especificó qué herramientas eran válidas. El resultado han sido años de incertidumbre, inspecciones y criterios dispares. En 2026, esa laguna se cierra.

En este artículo encontrarás una guía completa y sin tecnicismos innecesarios sobre qué exige exactamente la nueva normativa, a quién afecta, cuáles son los plazos reales de adaptación, qué pasa si no cumples y cómo elegir un sistema de fichaje digital que sea 100% conforme a la ley. Sin rodeos.

El marco legal de partida: Art. 34.9 ET y el RDL 8/2019

Todo arranca con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el Estatuto de los Trabajadores e introdujo el artículo 34.9 con un mandato claro:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.»

— Art. 34.9, Real Decreto Legislativo 2/2015 (Estatuto de los Trabajadores), modificado por RDL 8/2019

Desde mayo de 2019, el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas en España, sin excepción de tamaño, sector o tipo de contrato. Sin embargo, la normativa no especificó el soporte técnico exigible. Esa ambigüedad fue el problema durante años. La normativa de 2026 viene precisamente a resolverla mediante un Real Decreto de desarrollo que concreta los requisitos que debe tener un registro de jornada eficaz, objetivo, fiable y accesible.

El doble pilar del Estatuto de los Trabajadores

La obligación de registro no descansa solo en el artículo 34.9. Existe un segundo pilar legal que a menudo se ignora en las pymes:

• Art. 34.9 ET: Registro diario general de toda la jornada (hora de inicio y fin de cada trabajador).
• Art. 35.5 ET: Registro específico y diario de las horas extraordinarias, con totalización mensual obligatoria. La empresa debe informar a los representantes de los trabajadores cada mes.

El incumplimiento de cualquiera de los dos genera responsabilidad sancionadora. Un sistema que no diferencie automáticamente horas ordinarias de extraordinarias ya está incumpliendo la ley, independientemente de los cambios de 2026.

El papel de la AEPD en el nuevo marco

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha emitido informes preceptivos sobre el anteproyecto normativo de 2026. Su posición es clara: el tratamiento de datos de jornada laboral está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD — Reglamento UE 2016/679) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Esto tiene consecuencias directas para los sistemas de fichaje, especialmente los que usan biometría o geolocalización.

Qué cambia en 2026: los 5 pilares de la nueva normativa

La nueva regulación no es solo «digitalizar el papel». Introduce cambios estructurales que afectan a cómo se registra, almacena y audita la jornada. Estos son los cinco cambios más relevantes para una pyme o departamento de RRHH.

1. Digitalización obligatoria: fin del papel y el Excel

El cambio más urgente. A partir de la entrada en vigor de la norma, los métodos analógicos quedan expresamente excluidos como soporte válido: hojas de firmas, registros manuscritos y hojas de cálculo sin trazabilidad dejan de ser admisibles. El sistema elegido debe ser digital, con acceso en tiempo real y capaz de registrar, como mínimo:

• Hora y minuto exactos de inicio y fin de jornada
• Pausas y descansos realizados
• Modalidad de trabajo (presencial o teletrabajo)
• Horas extraordinarias y complementarias
• Períodos de desconexión digital
• Derechos de conciliación o flexibilidad horaria utilizados
• Identificación inequívoca del trabajador y del centro de trabajo
• Totalización diaria y mensual de la jornada
• Autoría de todas las modificaciones operadas sobre los asientos

2. Interoperabilidad con la Inspección de Trabajo (ITSS)

Este es el cambio más disruptivo. El anteproyecto exige que los sistemas de registro sean interoperables con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) mediante un protocolo API estandarizado. En la práctica, esto significa que:

• Un inspector puede consultar tus registros de forma remota, sin personarse en la empresa.
• El sistema deberá responder a requerimientos de la ITSS en un plazo máximo de 24 horas.
• Los datos transmitidos incluyen: inicio/fin de jornada, pausas, identificación del trabajador y centro de trabajo.

Guardar datos solo en un servidor local sin capacidad de integración con organismos públicos equivale a no tener sistema conforme, aunque los datos en sí sean correctos.

 

3. Inalterabilidad y trazabilidad del registro

La norma exige que los registros sean inmutables: ningún dato puede modificarse sin dejar un rastro auditable con el motivo del cambio, la persona que lo realizó y la fecha/hora exactas. Esto elimina de raíz la manipulación retroactiva de horarios. Se recomienda implementar firma digital o sello de tiempo cualificado en cada asiento del registro para garantizar su autenticidad ante una inspección o litigio laboral.

4. Conservación mínima de 4 años

El plazo de conservación de los registros de jornada se consolida en un mínimo de 4 años. Durante ese período, los datos deben estar:

• Accesibles de forma inmediata para la Inspección de Trabajo.
• Disponibles para los trabajadores y sus representantes legales (RLT).
• Almacenados con garantías de integridad, sin posibilidad de pérdida o alteración.

5. Refuerzo de protección de datos (RGPD)

La nueva normativa eleva el estándar de ciberseguridad exigido a los sistemas de fichaje:

Requisito	Detalle
Almacenamiento	Servidores en la UE/EEE o con Cláusulas Contractuales Estándar
Cifrado en reposo	AES-256 recomendado
Cifrado en tránsito	TLS 1.2 / 1.3 obligatorio
Biometría	Requiere base jurídica del Art. 9 RGPD y consentimiento explícito
Geolocalización	Solo para trabajadores móviles; principio de proporcionalidad
Contrato con proveedor SaaS	DPA (Data Processing Agreement) obligatorio según Art. 28 RGPD

La AEPD puede sancionar estas infracciones de forma independiente al régimen laboral, lo que implica una doble vía sancionadora para empresas que no cumplan: la laboral (LISOS) y la de protección de datos (RGPD).

Plazos y entrada en vigor: ¿cuándo debo estar adaptado?

A fecha de marzo de 2026, el Real Decreto se encuentra en fase de tramitación parlamentaria, pendiente de su aprobación definitiva y publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Una vez publicado, la norma entrará en vigor 20 días después de su publicación. El calendario orientativo es el siguiente:

• Septiembre 2025: Aprobación inicial en el Consejo de Ministros y exposición pública del anteproyecto.
• Octubre–Diciembre 2025: Período de informes preceptivos (Consejo de Estado, AEPD) y negociación social.
• Primer semestre 2026: Aprobación parlamentaria y publicación en el BOE (prevista).
• +20 días desde publicación en el BOE: Entrada en vigor de las obligaciones generales para todas las empresas.

⚠️ Consejo práctico: Dado que el plazo de adaptación una vez publicada la norma será de solo 20 días, prepararse ahora —seleccionando e implantando un sistema conforme— es la única estrategia sensata. Esperar a que salga el BOE es jugársela.

Sanciones por incumplimiento: cuánto puedes perder

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS — Real Decreto Legislativo 5/2000) tipifica el incumplimiento del registro de jornada como infracción grave en su artículo 7.5. Los tramos de multa actualizados según el artículo 40 LISOS son:

Tipo de infracción	Grado mínimo	Grado medio	Grado máximo
Leve (errores menores, falta de información)	70 € – 150 €	151 € – 370 €	371 € – 750 €
Grave (ausencia de registro, sistema no conforme, no conservar 4 años)	751 € – 1.500 €	1.501 € – 3.750 €	3.751 € – 7.500 €
Muy grave (manipulación, coerción, reincidencia)	7.501 € – 30.000 €	30.001 € – 120.005 €	120.006 € – 225.018 €
Incumplimiento del RGPD (AEPD, vía independiente)	Hasta 20.000.000 € o el 4% del volumen de negocio global anual

Además, la reforma propuesta para 2026 contempla que las sanciones graves puedan aplicarse por cada trabajador afectado (propuesta: 1.000 a 10.000 € por trabajador), lo que convierte el incumplimiento en una exposición económica proporcional al tamaño de la plantilla. Una empresa con 20 empleados sin sistema conforme podría enfrentarse a una multa de hasta 200.000 euros bajo ese nuevo criterio.

Hay otro riesgo legal que pocas empresas consideran: en conflictos laborales sobre horas extras, la carga de la prueba se invierte. Es la empresa quien debe demostrar cuál fue la jornada exacta. Sin sistema digital conforme, cualquier reclamación de horas extraordinarias queda en una posición jurídica muy vulnerable.

Cómo elegir un software de registro horario conforme

No todos los sistemas digitales son iguales. Muchas apps registran la hora de entrada y salida, pero no cumplen los requisitos técnicos que exige la nueva normativa. Antes de elegir una solución, verifica que cumpla estos criterios no negociables:

Requisitos técnicos obligatorios

• Registro automático e inmutable: cada fichaje debe quedar sellado con marca de tiempo no editable sin rastro de auditoría completo.
• API compatible con sistemas públicos (ITSS): el sistema debe poder comunicarse con los sistemas de la Inspección de Trabajo.
• Almacenamiento cloud en la UE: los servidores deben ubicarse en el Espacio Económico Europeo.
• Cifrado en reposo y en tránsito (TLS 1.2/1.3 mínimo).
• Conservación garantizada de 4 años sin posibilidad de borrado accidental.
• Acceso para RLT y trabajadores: cada empleado debe poder consultar su propio registro.
• DPA firmado: el proveedor debe ofrecer un contrato de tratamiento de datos conforme al Art. 28 RGPD.
• Protocolo interno documentado: la empresa debe elaborar, en consulta con la RLT, un protocolo de organización y documentación del registro.

Modalidades de fichaje válidas

Método	¿Es válido?	Consideraciones
App móvil con PIN o contraseña	✅ Sí	Debe impedir fichajes por terceros
NFC / tarjeta RFID	✅ Sí	Trazabilidad garantizada por hardware
Reconocimiento facial / huella	✅ Sí (con matices)	Requiere base jurídica Art. 9 RGPD y consentimiento explícito
Geolocalización GPS	✅ Sí (proporcional)	Solo para perfiles con movilidad real y justificada
Firma en papel / Excel sin trazabilidad	❌ No	Expresamente excluidos desde la entrada en vigor
Fichaje en nombre de otro empleado	❌ No	Infracción grave independiente

Preguntas Frecuentes sobre registro de jornada 2026

¿El registro de jornada en 2026 es obligatorio para todas las empresas, incluidas las pymes?

Sí, sin excepción. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores aplica a todas las empresas con independencia de su tamaño, sector de actividad o número de trabajadores. No existe ninguna excepción para autónomos con asalariados, micropymes o negocios familiares. La única variable es el método: la normativa de 2026 exige que ese método sea digital y técnicamente conforme.

¿Puedo seguir usando una hoja de cálculo Excel para el registro de jornada?

No. El Excel y cualquier sistema sin trazabilidad, inalterabilidad y capacidad de interoperabilidad quedan excluidos como métodos válidos una vez entre en vigor la nueva norma. Usar Excel te expone a sanción aunque los datos sean correctos, porque el soporte en sí no cumple los requisitos técnicos legales exigidos por el Real Decreto de desarrollo.

¿Qué debe incluir exactamente el registro de jornada según la nueva ley?

Como mínimo: hora y minuto exactos de inicio y fin de jornada; pausas y descansos; modalidad de trabajo (presencial o remoto); horas extraordinarias y complementarias; períodos de desconexión digital; derechos de conciliación utilizados; totalización diaria y mensual; e identificación del trabajador, centro de trabajo y autoría de cualquier modificación. El contenido está recogido en el anteproyecto de Real Decreto que desarrolla los artículos 34.9 y 35.5 ET.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de jornada?

Un mínimo de 4 años desde la fecha de cada registro. Durante todo ese período, los datos deben estar disponibles de forma inmediata para la Inspección de Trabajo, los propios trabajadores y sus representantes legales. Guardar registros en carpetas locales sin acceso remoto verificable no cumple este requisito de accesibilidad.

¿La Inspección de Trabajo puede acceder a mis registros sin avisar?

Con la nueva normativa, la ITSS podrá consultar los registros de forma remota y sin necesidad de personarse en la empresa mediante el protocolo API de interoperabilidad. El sistema de fichaje deberá responder a requerimientos telemáticos en un plazo máximo de 24 horas. En la práctica, una auditoría puede iniciarse sin que la empresa reciba notificación previa presencial.

¿Qué pasa con el teletrabajo y el registro de jornada?

Los trabajadores en modalidad de teletrabajo tienen exactamente las mismas obligaciones de registro que los presenciales. El sistema de fichaje debe registrar la modalidad de trabajo (presencial o a distancia) en cada asiento, y los registros tienen idéntica validez legal. Herramientas como apps móviles o portales web son perfectamente válidas para trabajadores en remoto, siempre que cumplan el resto de requisitos técnicos.

¿El uso de biometría (huella dactilar, reconocimiento facial) está permitido para fichar?

Sí, pero con condiciones estrictas. La biometría es un dato especialmente protegido según el artículo 9 del RGPD, lo que exige una base jurídica específica para su tratamiento. La AEPD ha establecido que el uso de datos biométricos para el control horario debe ser necesario, proporcional y con base jurídica suficiente. No puede imponerse de forma unilateral por el empleador si no existe un convenio colectivo o norma legal que lo habilite expresamente.

Implementa el fichaje digital ahora, no cuando llegue la multa

La normativa de registro de jornada de 2026 no es una amenaza futura: el anteproyecto está avanzado, los informes preceptivos se han completado y el plazo de adaptación, una vez publicado el BOE, será de solo 20 días. Las empresas que ya tienen un sistema digital conforme no necesitarán hacer nada. Las que no, corren contra el reloj. Jornalab es la solución de fichaje digital diseñada para cumplir con todos los requisitos del nuevo marco normativo: registros inmutables, almacenamiento cifrado en servidores europeos, trazabilidad total e informes automáticos de horas extraordinarias. Descubre cómo tener tu empresa lista para la próxima inspección →

Referencias

1. Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Arts. 12.4.c), 34.9 y 35.5. BOE núm. 255, de 24 de octubre de 2015.https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
2. Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Introduce el art. 34.9 ET. BOE núm. 61, de 12 de marzo de 2019.https://www.boe.es/eli/es/rdl/2019/03/08/8
3. Anteproyecto de Real Decreto por el que se desarrolla el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada laboral. Ministerio de Trabajo y Economía Social, septiembre 2025.Portal de participación MITES — Texto del anteproyecto (PDF)
4. Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Arts. 6, 7.5, 8, 39 y 40. BOE núm. 189, de 8 de agosto de 2000.https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2000-15060
5. Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (RGPD), de 27 de abril de 2016. Arts. 9 (datos biométricos), 28 (contratos con encargados del tratamiento) y 83 (régimen sancionador). DOUE L 119, de 4 de mayo de 2016.https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
6. Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). BOE núm. 294, de 6 de diciembre de 2018.https://www.boe.es/eli/es/lo/2018/12/05/3
7. Cuatrecasas. «El nuevo Real Decreto sobre registro de la jornada laboral en España.» Octubre 2025.https://www.cuatrecasas.com/es/spain/laboral/art/registro-jornada-laboral-espana-rd
8. Iberley. «Claves del proyecto del Real Decreto sobre el nuevo registro de jornada laboral.» Noviembre 2025.https://www.iberley.es/revista/claves-proyecto-real-decreto-nuevo-registro-jornada-laboral-1440
9. Kronjop. «Multas y sanciones por incumplir el Registro Horario 2026.» Marzo 2026.https://kronjop.com/es/newsroom/control-horario/ley/sanciones/
10. Inwout. «Horas extraordinarias en 2026: límites, registro obligatorio y sanciones.» Marzo 2026.https://www.inwout.com/post/horas-extraordinarias-2026-limites-registro-sanciones
11. RegistraHora. «Registro Digital de Jornada: Estado Legal y Qué Dice el BOE.» Enero 2026.https://www.registrahora.es/noticias/nuevo-real-decreto-registro-digital-2026
12. Acountax Madrid. «Inspección de Trabajo intensifica sanciones por falta de registro horario.» Abril 2025.https://acountaxmadrid.es/inspeccion-de-trabajo-intensifica-sanciones-por-falta-de-registro-horario/
13. TeamSystem. «Registro de jornada digital: claves del nuevo Real Decreto.» Octubre 2025.https://teamsystem.es/magazine/registro-jornada-digital-nuevo-real-decreto/